TRABAJE MEJOR CON LA TECNOLOGÍA QUE REALMENTE NECESITA
Herramientas de Productividad para Pequeñas Empresas
Muchas pequeñas empresas ya tienen acceso a herramientas que podrían facilitar su trabajo, pero no siempre saben cuáles utilizar, cómo configurarlas o cómo integrarlas en sus actividades diarias.
HispanoTech ayuda a pequeñas empresas a seleccionar, configurar y utilizar herramientas tecnológicas para organizar información, compartir archivos, administrar tareas, coordinar calendarios, comunicarse con el equipo y reducir trabajo repetitivo.
No necesita conocer el nombre de la aplicación que resolverá su problema. Díganos qué está tratando de hacer, qué le toma demasiado tiempo o qué proceso resulta difícil de administrar. Podemos comenzar a resolver esos detalles.
Atención en español e inglés.
PRIMERO EL TRABAJO, DESPUÉS LA HERRAMIENTA
Comience con el Trabajo, No con la Aplicación
Es fácil encontrar aplicaciones que prometen organizar proyectos, automatizar tareas o mejorar la productividad. El problema es que agregar más aplicaciones no siempre hace que el trabajo sea más sencillo.
Preferimos comenzar entendiendo cómo trabaja la empresa actualmente.
- ¿Cómo se asignan y controlan las tareas?
- ¿Dónde se guardan los documentos?
- ¿Cómo se comparten archivos entre empleados?
- ¿Cómo se programan reuniones y citas?
- ¿Cómo se recopila información de clientes o empleados?
- ¿Qué información se escribe repetidamente?
- ¿Qué tareas consumen tiempo innecesariamente?
- ¿Qué procesos generan confusión o trabajo duplicado?
Después podemos determinar si una herramienta que ya utiliza la empresa puede resolver el problema o si vale la pena considerar otra opción.
ANTES DE COMPRAR OTRA SUSCRIPCIÓN
Aproveche las Herramientas que Ya Está Pagando
Una pequeña empresa puede estar pagando Microsoft 365, Google Workspace u otro servicio y utilizar solamente una pequeña parte de las funciones disponibles.
Antes de agregar otra suscripción, podemos revisar si las herramientas que ya tiene pueden resolver la necesidad.
Por ejemplo, una suscripción existente puede incluir herramientas para correo electrónico, calendarios, almacenamiento de archivos, reuniones, formularios, tareas, notas y colaboración.
La primera solución no siempre tiene que ser comprar otro programa.
MÁS QUE OUTLOOK Y CORREO ELECTRÓNICO
Microsoft 365 como Herramienta de Productividad
Muchas pequeñas empresas utilizan Microsoft 365 principalmente para Outlook y correo electrónico, aunque la plataforma puede incluir otras herramientas útiles dependiendo de la suscripción.
Podemos ayudar a evaluar y utilizar herramientas como:
- Outlook para correo electrónico y calendarios.
- Teams para comunicación, reuniones y colaboración.
- OneDrive para archivos individuales y sincronización.
- SharePoint para información y archivos compartidos.
- Planner para organizar tareas y trabajo en equipo.
- Microsoft To Do para tareas personales.
- OneNote para notas e información organizada.
- Forms para formularios, encuestas y recopilación de información.
- Bookings para programar citas cuando sea apropiado.
No todas las empresas necesitan utilizar todas estas herramientas. Podemos ayudar a identificar cuáles tienen una función práctica para su equipo.
Conozca más sobre Microsoft 365, Outlook y Teams.
GMAIL, DRIVE Y COLABORACIÓN
Google Workspace y Productividad
Las empresas que utilizan Google Workspace también pueden tener herramientas para correo electrónico, calendarios, almacenamiento, documentos, hojas de cálculo, reuniones y colaboración.
Podemos ayudar a organizar Gmail empresarial, Drive, Calendar, Meet, Docs, Sheets y otras herramientas según las necesidades del negocio.
También podemos ayudar a revisar cómo se comparten archivos y quién mantiene acceso a la información de la empresa.
Conozca más sobre Google Workspace para Pequeñas Empresas.
QUE EL TRABAJO NO SE PIERDA ENTRE MENSAJES Y NOTAS
Organizar Tareas y Dar Seguimiento al Trabajo
Las tareas pueden perderse fácilmente cuando se administran solamente mediante conversaciones, mensajes de texto, notas de papel o correos electrónicos.
Una herramienta sencilla de administración de tareas puede ayudar a registrar qué se debe hacer, quién es responsable y qué sigue pendiente.
Para algunas empresas esto puede ser Microsoft Planner, To Do u otra herramienta que ya utilizan. Para otras, una lista compartida o un proceso más sencillo puede ser suficiente.
El objetivo no es convertir cada tarea en un proceso complicado. Es reducir la posibilidad de que el trabajo importante se olvide.
MENOS MENSAJES PARA ENCONTRAR UNA HORA
Calendarios, Reuniones y Citas
Los calendarios compartidos pueden ayudar a coordinar empleados, reuniones, visitas, citas y otras actividades.
También existen herramientas que permiten a clientes o compañeros seleccionar horarios disponibles sin intercambiar numerosos mensajes para encontrar una hora conveniente.
Podemos ayudar a configurar calendarios, reuniones y sistemas de reservación cuando tengan sentido para la forma en que trabaja la empresa.
ADIÓS A “FINAL”, “FINAL2” Y “FINAL-NUEVO”
Archivos Compartidos y Colaboración
Guardar documentos en diferentes computadoras, enviarlos repetidamente por correo electrónico o mantener varias copias con nombres como “final”, “final2” y “final-nuevo” puede causar confusión.
Las herramientas de almacenamiento y colaboración pueden facilitar que las personas autorizadas trabajen con la información apropiada y reducir la creación de copias innecesarias.
Podemos ayudar a organizar archivos utilizando OneDrive, SharePoint, Google Drive, almacenamiento local u otras opciones según las necesidades de la empresa.
También es importante considerar quién debe tener acceso a cada información y qué ocurre cuando un empleado entra o sale de la empresa.
RECIBA LA INFORMACIÓN DE UNA MANERA ORGANIZADA
Formularios en Lugar de Información Desorganizada
Recopilar Información
Si una empresa recibe repetidamente la misma información mediante correos electrónicos, mensajes, documentos o notas, un formulario puede ayudar a organizar el proceso.
Los formularios pueden utilizarse para solicitudes internas, recopilación de información, encuestas, registros, listas de verificación y otros procesos.
No Siempre Necesita un Sistema Personalizado
Herramientas como Microsoft Forms, Google Forms u otras opciones pueden ser suficientes para muchas necesidades sin requerir el desarrollo de un sistema personalizado.
Primero podemos determinar qué información necesita recopilar y qué debe ocurrir con ella después.
EXCEL Y GOOGLE SHEETS SIN CONVERTIRLOS EN UN MONSTRUO
Hojas de Cálculo que Realmente Ayudan
Excel y Google Sheets pueden ser herramientas muy útiles para una pequeña empresa cuando se utilizan de manera organizada.
Podemos ayudar con hojas de cálculo para listas, seguimiento, cálculos, organización de información, reportes sencillos y otros procesos empresariales.
También podemos ayudar a mejorar hojas existentes que requieren demasiado trabajo manual o que se han vuelto difíciles de mantener.
Una hoja de cálculo no debe convertirse automáticamente en un sistema complejo. Cuando las necesidades superan lo que una hoja puede manejar razonablemente, podemos considerar otras opciones.
“SIEMPRE LO HEMOS HECHO ASÍ” NO SIGNIFICA QUE TENGA QUE SEGUIR SIENDO ASÍ
Reducir Trabajo Repetitivo
Muchas pequeñas empresas realizan tareas repetitivas simplemente porque siempre se han hecho de la misma manera.
Copiar información entre archivos, preparar documentos similares, organizar listas, enviar mensajes repetitivos, actualizar datos o crear reportes puede consumir tiempo que podría utilizarse en otras actividades.
Podemos revisar estos procesos y considerar si una plantilla, fórmula, formulario, integración, automatización sencilla o herramienta que ya utiliza la empresa puede reducir parte del trabajo manual.
La automatización no tiene que ser complicada para ser útil.
IA CUANDO AYUDA, NO SOLAMENTE PORQUE ESTÁ DE MODA
Inteligencia Artificial como Herramienta de Productividad
Herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude y Gemini también pueden ayudar con determinadas tareas de oficina cuando se utilizan apropiadamente.
Por ejemplo, pueden ayudar a preparar borradores, resumir información, organizar ideas, crear procedimientos, trabajar con texto, analizar información no sensible o comenzar tareas que después serán revisadas por una persona.
La inteligencia artificial no es necesaria para todos los procesos y no debe utilizarse automáticamente solamente porque está disponible.
En algunos casos, una fórmula, una plantilla, una función existente del programa o una automatización sencilla puede ser una solución más apropiada.
Conozca más sobre nuestro servicio de Inteligencia Artificial para Pequeñas Empresas.
LA SOLUCIÓN NO SIEMPRE NECESITA OTRA FACTURA MENSUAL
Herramientas Comerciales, Gratuitas y de Código Abierto
Una pequeña empresa no siempre necesita una nueva suscripción mensual para resolver un problema.
Dependiendo de las necesidades, podemos considerar herramientas comerciales, gratuitas, de código abierto o funciones que ya están incluidas en los sistemas que utiliza.
El costo inicial no es el único factor. También deben considerarse compatibilidad, facilidad de uso, soporte, seguridad, intercambio de archivos, capacitación y costo a largo plazo.
La herramienta adecuada es la que responde a las necesidades y al presupuesto de su empresa.
MÁS APLICACIONES NO SIEMPRE SIGNIFICA MÁS PRODUCTIVIDAD
Demasiadas Aplicaciones También Pueden Ser un Problema
Agregar una aplicación diferente para cada problema puede terminar creando más trabajo.
Los empleados pueden tener que recordar múltiples contraseñas, buscar información en diferentes lugares y aprender sistemas que realizan funciones similares.
Cuando sea posible, podemos ayudar a simplificar las herramientas y aprovechar mejor las plataformas que la empresa ya utiliza.
INSTALARLA ES SOLAMENTE EL PRINCIPIO
La Herramienta Solamente Ayuda si las Personas Saben Utilizarla
Instalar una aplicación no significa automáticamente que el equipo será más productivo.
Las personas necesitan entender para qué sirve, cuándo utilizarla y cómo encaja con el trabajo que ya realizan.
Podemos ofrecer capacitación práctica enfocada en las tareas que realmente realizan propietarios y empleados.
Conozca más sobre nuestra Capacitación y Orientación Tecnológica.
EXPLICACIONES CLARAS EN EL IDIOMA QUE PREFIERA
Soporte en Español e Inglés
Podemos explicar, configurar y enseñar herramientas de productividad en español o inglés según las preferencias de propietarios, gerentes y empleados.
Esto puede ser especialmente útil cuando diferentes miembros del equipo utilizan distintos idiomas y necesitan trabajar con los mismos sistemas.
“TIENE QUE HABER UNA MANERA MÁS FÁCIL”
¿Hay una Tarea que le Hace Pensar “Tiene que Haber una Manera Más Fácil”?
Ese puede ser un excelente motivo para comenzar.
No necesita saber qué programa, aplicación o tecnología resolverá el problema. Explíquenos qué está haciendo actualmente, cuánto trabajo requiere y qué le gustaría simplificar.
Podemos revisar si una herramienta que ya tiene, una aplicación diferente, una automatización sencilla o un cambio en el proceso puede ayudar.
También puede consultar nuestras Preguntas Frecuentes para conocer más sobre cómo trabajamos.